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(3)有了记录就能反思做事处理方式的改进

归档日期:08-23       文本归类:单点      文章编辑:爱尚语录

  总的来说每天每时每刻要维护清单,要做事前也需要review清单,挑出紧急重要性较高的,再按情境选择需要处理的事情。事情就能越做越顺,越做越有效率。

  把所有的事情都记录在收件箱中,随时记录,清空大脑。每天都必须清空收件箱,清空收件箱并不表示已完成,只是将清单进行分类。清单的分类方式按“项目”和“标签”两种不同维度管理。项目是指正在做或想要开始做的,需要几个步骤才能完成的工作。而标签是指在某个情境下可以做的工作。项目类似文件夹的功能,可以分为“紧急事件(2周内)”、“项目管理(3-6个月)”、“梦想:长期和短期目标(1年内)”三大项目。对于每一个分类还可以再细分为个人事务、公司事务、家庭事务。也可以是一个独立的项目,比如在“项目管理(3-6个月)”下创建一个“台湾旅游”的项目。在这个项目中增加事件,如办理台湾通行证、儿子拍照片、确定行程时间、预定机票等。又比如集团公司内有很多家关系企业,把“公司事务”再往下按各公司英文缩写再细分。这样的分类方式很容易找到事件的归属,按时间的紧急性和涉及的不同层面进行管理。

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  Ominifocus中的标签就是情境,什么为情境?比如堵车的时候,可以听书,这就属于”外出”的情境。设置情境的根本目的在于有很多的事情是没有截止时间,那就可以使用情境的方式管理碎片时间。每天的工作安排不能列出满满的今日待办,很有可能会被临时事件所批断。因此我们要求每天只需要列出三只青蛙(要事第一原则),用大块的时间完成了重要的事情。有空闲时间就可以从情境中挑出可以完成的事件,随之情境就可以划分为在办公室、在家中、外出、智能设备、委托、待定等。

  清单管理要求对每一件事情都进行记录,但这“每一件事”也不是真的每一件事。首先要区分出哪些事是需要记录的,有两类事情可以不用记录,第一种是习惯。比如每天起床洗脸刷牙,这是惯例的,永远不可能不做。第二种是下一秒决定马上处理,并且可以在1-2分钟内完成的。比如妈妈请你帮忙拿东西,你马上就处理掉,就无需记录。剩下的都要进行记录,你会问那会不会很多?那是当然的。

  记录按时间有效性,用不同的方式记录。先把事件分类:1.有固定时间的事件,如开会、旅游、约会,这类可以直接打开日志进行创建。2无固定时间或时间是自己约定,没有外在关联要求。比如今天的要事排程即为自己给自己约定的时间,可以用ominifocus软件管理。这里有几类比较特殊的说明:(1)如果每天要做的事,如果在可以养成习惯,建议在ominifocus软件中作为重复的事件处理。如果已经养成了像吃饭刷牙一样的习惯,那无需在进行任何记录。比如刚开始每天跑步,由于要刻意形成习惯,一定要把它当成任务放在ominifocus中,不能作为日历项。一方面这是要被管理,要有结果呈现都在软件清单中。另一方面日历上都是跑步,而每天是否真的去跑了,不一定。看上去就是像在日历上跑步,有记录但并未有执行,毫无管理的意义。(2)ominifocus软件关注在记录事情完成事情的过程,它不充当有着很强提醒功能。如果先要提醒自己别忘记做某一件重要的事,比如参加空中会议。那通过闹铃设定,强有效的通知自己,毕竟o

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